Büros produzieren tagtäglich große Mengen an Unterlagen, die irgendwann auch wieder entsorgt werden müssen. Aber wie sollen Unternehmen so viel Müll effizient und verantwortungsbewusst entsorgen?

Unterlagen und Dokumente, die hoch sensible und vertrauliche Informationen beinhalten, können nicht einfach so in den Müll geworfen werden, da sie sonst in falsche Hände geraten könnten. Viele Unternehmen bewahren nämlich so auch persönliche Daten oder Kontodaten auf.

Deshalb müssen derartige Informationen sicherheitsgerecht entsorgt werden. Der einfachste Weg wäre daher die Unterlagen vor dem Wegwerfen einfach zu schreddern. Es ist sehr wichtig, dass derartige Unterlagen professionell behandelt werden, deshalb ist es unerlässlich, sich die richtigen Geräte wie einen speziellen Büro-Schredder anzuschaffen. Ein normaler Schredder reicht für die meisten Unternehmen nicht aus. Büro-Schredder haben eine sehr viel höhere „Ladekapazität“, sodass damit auch größere Mengen Papier auf einmal geschreddert werden können. Das ist sehr viel effizienter und auch nicht so zeitraubend, damit man sich nicht zu lange damit aufhält.

Nachdem die Unterlagen geschreddert wurden, muss überlegt werden, wohin man den Müll wirft. Normalerweise wird das Papier ins Recycling gegeben – was auch für den Ruf Ihres Unternehmens förderlich ist, denn damit können Sie Ihr positives Image in der Öffentlichkeit noch unterstreichen.

Für das Recycling von Büromüll gibt es allerdings verschiedene Möglichkeiten. Unternehmen haben auch die Möglichkeit, spezielle Verträge mit Recyclingfirmen auszuhandeln, oder sie geben Ihren Müll an lokale Einrichtungen wie z. B. Tierheime ab. Denn diese nutzen geschreddertes Papier oft als „Bett“ für Tiere – das ist eine tolle und kostengünstige Methode für Unternehmen, ihren den Papiermüll loszuwerden und gleichzeitig noch etwas Gutes zu tun!

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Für kleine Unternehmen kann es manchmal schwer sein, ein Büro zu finden, das genau die richtige Größe hat. Die Schwierigkeit liegt dabei darin, dass die Geschäftsräume sowohl genügend Platz bieten als auch erschwinglich sein sollen. Aber warum ist die Größe eines Büros eigentlich so wichtig?

Egal, welche Art von Geschäft Sie haben oder wie groß Ihr Unternehmen ist, die Größe Ihres Büros ist auch für Ihre Leistungsfähigkeit verantwortlich. Die Größe Ihrer Geschäftsräumlichkeiten bestimmt auch die Art und Weise, auf die Sie Ihr Unternehmen führen werden sowie die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter.

Für sehr kleine Unternehmen eignen sich natürlich auch kleinere Geschäftsräume – je nachdem wie viele Mitarbeiter Sie haben und welche Art von Unternehmen es ist. Falls Sie auch häufiger Kundenbesuche empfangen, sollten Sie dies natürlich bei Ihrer Suche nach Geschäftsräumen unbedingt berücksichtigen. Sie sollten darauf achten, dass es genug Raum für einen Wartebereich gibt, damit Ihre Besucher bequem warten können.

Danach sollten Sie berücksichtigen, dass Ihre Büroräume genügend Platz für Ihre Angestellten bieten, aber auch noch etwas Spielraum für neue Mitarbeiter bietet, falls sich Ihr Unternehmen vergrößern sollte. Die Einteilung sollte so erfolgen, dass so viel Raum wie möglich leer bleibt. So werden sich Ihre Mitarbeiter wohl und nicht eingeengt fühlen.

Um sicherzugehen, dass Sie wirklich das Beste aus Ihren Büroflächen machen, sollten Sie darauf achten, dass sich alle Möbel schnell und unproblematisch umstellen lassen können. Ihre Mitarbeiter können so komfortabel arbeiten und ihre Aufgaben leichter erfüllen.

Außerdem sollten Sie dafür sorgen, dass die Einteilung der jeweiligen Arbeitsatmosphäre zuträglich ist, die Sie erzeugen wollen. Einzelne unterteilte Arbeitsbereiche sind dann sinnvoll, wenn Ihre Mitarbeiter eher selbstständig an Projekten arbeiten, während eine offene Raumeinteilung eher für Teamarbeit geeignet ist.

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Unternehmen brauchen eine Vielzahl verschiedener Dinge, wenn man gewährleisten will, dass alle Prozesse und Aufgaben reibungslos ablaufen. Eines davon ist der Breitbandanschluss – aber warum ist er so wichtig?

Der Breitbandanschluss wird generell oft als Rückgrat eines jeden modernen Geschäfts angesehen, mit dem man über ein weites Gebiet hinweg tätig sein kann. Mit einem Breitbandanschluss können Unternehmen nicht nur ihre Produkte im Internet präsentieren, sondern auch dafür sorgen, dass ihre Internetverbindung stabil und schnell ist.

Das sind die drei Hauptpunkte, die jedes Unternehmen berücksichtigen sollte, wenn es darüber nachdenkt, in eine Breitbandverbindung zu investieren. Das richtige Servicepaket hierfür zu finden, ist unerlässlich, wenn das Unternehmen seinen Erfolg damit erhöhen möchte.

Denn mit Breitbandinternet kann man nicht nur gut über das Internet Geschäfte machen, sondern es ist auch eine schnelle Plattform für Kommunikation und Interaktion, mit der schneller auf Kundenwünsche und Fragen reagiert werden kann. Wenn Sie schneller auf die Anfragen Ihrer Kunden reagieren können, werden diese auch mit dem gebotenen Service zufriedener sein und dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit gut ankommt.

Business-Breitband unterscheidet sich vom normalen Breitband für Zuhause ein wenig. Während die Hauptfeatures mehr oder weniger dieselben sind, so sind doch die Verbindungs- sowie die Upload- und Downloadgeschwindigkeiten bei Business-Breitband wesentlich schneller, da es speziell für eine intensivere Nutzung konzeptioniert wurde.

Ein Breitbandanschluss ist oft in Kombination mit besonderen Telefonsparpaketen für Unternehmen erhältlich. So können Unternehmen all ihre Geschäftstätigkeiten mit Leichtigkeit erledigen.

Wenn Unternehmen beabsichtigen, in eine Breitbandverbindung zu investieren, sollte vorher abgeklärt werden, ob sich die Anschaffung für das Unternehmen überhaupt lohnt. Das hängt vor allem von der Anzahl der Mitarbeiter ab und wie intensiv diese das Internet nutzen. Unternehmen sollten das richtige Paket für sich auswählen, das all ihre Bedürfnisse abdeckt, und sichergehen, dass es eine lohnende Investition für sie wird.

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Unternehmen sind von einer Vielzahl von Softwareprogrammen abhängig, aber welche sind wirklich in jedem Unternehmen ein Muss?

Es sind so viele verschiedene Programme und Systeme erhältlich, dass es für kleinere Unternehmen oft schwer sein kann, zu wissen, welche davon erforderlich ist und welche nicht. Hier folgen die drei wichtigsten Softwareprogramme, die in keinem Unternehmen fehlen dürfen:

1. Textverarbeitungsprogramme

Ein Textverarbeitungsprogramm ist ein wichtiges Basistool für jedes Unternehmen oder Geschäft. Damit können Sie nicht nur Dokumente und Korrespondenz erstellen, sondern auch die Dokumente anderer lesen. Die Textverarbeitung ist das Rückgrat jedes Unternehmens und sollte daher die erste Software sein, die man anschafft.

Für Unternehmen mit einer stark internationalen Ausrichtung lohnt es sich auch, etwas in fremdsprachliche Verarbeitungsprogramme zu investieren. So können auch fremdsprachige Dokumente leichter erstellt werden.

2. Datenbanken

Datenbanken sind wohl die zweitwichtigste Software für Unternehmen. Mithilfe von Datenbanken können Sie jegliche Kontakt-, Mitarbeiter- und Kundeninformationen speichern und beispielsweise Kosten- und Rabattkalkulationen durchführen.

Datenbanksoftware wird oft in Kombination mit Textverarbeitungsprogrammen als Paket angeboten. Damit können Sie ganz einfach Serienmails und Briefvorlagen erstellen und einfache Unternehmensprozesse verwalten.

3. Lohnbuchhaltungssoftware

Zu guter Letzt ist die Lohnbuchhaltungssoftware ein wichtiges System, das in keinem Unternehmen fehlen sollte. Lohnbuchhaltungsprogramme können von Unternehmen jeder Größe eingesetzt werden und erleichtern die Kalkulation der Personalkosten. Die Software hilft dabei, Fehler bei der Lohnabrechnung zu vermeiden. Die Software entlastet auch die Unternehmen, da sie damit nicht mehr interne Mitarbeiter einstellen müssen, die die Abrechnung vornehmen.

Unternehmen versenden jede Woche sehr viele Briefe und andere schriftliche Korrespondenz. Die Briefe und Schreiben zu verfassen, kann sehr zeitraubend sein, das trägt natürlich nicht gerade zum Erfolg und zur Produktivität des Unternehmens bei. Aber was kann man tun, um nicht mehr so viel Zeit für das Schreiben von geschäftlicher Korrespondenz zu verschwenden, sondern mehr Zeit für andere wichtige Angelegenheiten zu haben?

Es wurden eine Reihe von Systemen entwickelt, um Unternehmen bei ihrer Korrespondenz zu helfen. Diese Systeme sind weit verbreitet und leicht verfügbar und können dabei helfen, sowohl Zeit als auch Geld zu sparen.

Hier finden Sie eine Anleitung dazu, wie Sie Ihre geschäftliche Korrespondenz schneller abwickeln können.

1. Verfassen Sie Textvorlagen

Zunächst mag es Ihnen wie reine Zeitverschwendung vorkommen, aber eine Vorlage für Ihre Briefe zu erstellen, spart Ihnen langfristig sehr viel Zeit. Versuchen Sie, die Vorlage simpel zu halten, damit sie sich ganz leicht abändern und anpassen lässt, und achten Sie auf eine klare, verständliche und präzise Schreibweise.

2. Passen Sie die Details an

Nachdem Sie einmal Ihr Musterschreiben verfasst haben, können Sie dieses ganz leicht an den Kunden und den spezifischen Zweck anpassen. Achten Sie darauf, dass auch wirklich immer das aktuelle Datum da steht, und überprüfen Sie immer alle wichtigen Daten, wie Name, Adresse und Kontaktdaten doppelt. Ein Briefkopf ist eine gute Methode, um Konsistenz beizubehalten.

3. Verwenden Sie Serienbriefe

Serienbriefe sind ein fantastisches System, mit dem Sie Briefe für einzelne Empfänger mit nur ein paar Klicks anpassen können. Das System fügt Eingabedetails aus einer Datenbank in Form einer einfachen Tabelle in ein Word-Dokument ein, sodass sich Briefe ganz einfach mit Namen und Adressen anpassen lassen. So können lange Briefe schneller und einfacher versendet werden.

4. Erstellen Sie eine Signatur

Kein Schreiben ist ohne eine Signatur vollständig, deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie eine einfügen. Wenn Sie häufig sehr viele Dokumente versenden, wäre es sehr mühsam, jedem Dokument einzeln eine Signatur hinzuzufügen. Benutzen Sie in solchen Fällen doch einfach einen Signaturstempel, das wird Ihnen die Arbeit sicherlich erleichtern.

5. Versiegeln

Nachdem Ihre Briefe und Dokumente erst einmal gedruckt sind, werden Sie sie in einen Umschlag packen und sicher verschließen müssen. Ein Adressaufkleber ist eine professionelle und schnelle Methode, um dies zu tun. Damit sieht Ihre Korrespondenz nicht nur offizieller aus, sondern Sie vermarkten damit auch gleichzeitig Ihr Unternehmen und geben Ihre Kontaktdaten somit gleich dem Empfänger zur Hand.

Ihre Visitenkarte ist oft der erste schriftliche Kontakt zu Kunden oder Kollegen, deshalb ist sie auch ein so wichtiges Werbemittel für Ihr Unternehmen. Sie haben viele Optionen zur Auswahl, wenn es um die Gestaltung und das Design Ihrer eigenen Visitenkarte geht. Wichtig ist letztendlich, was Ihre Visitenkarte wirklich über Sie aussagt.

Visitenkarten sind nicht nur dafür da, um anderen Leuten Ihre Kontaktdaten zu geben – auch wenn das vielleicht ihr Hauptzweck ist – nein, Sie sollten den Leuten auch vermitteln, welche Art von Unternehmen Sie führen. Das liegt unter anderem daran, dass das Design auch Ihre Denkweise sowie Ihre Herangehensweise an Ihr Unternehmen widerspiegelt.

Eine Visitenkarte, die demnach mit zu vielen Details und Bildern überladen ist, wird auch einen chaotischen und unorganisierten Eindruck hinterlassen. Viele Kunden könnten sich dadurch davon abschrecken lassen, mit Ihnen Geschäfte zu machen, da sie befürchten, dass Ihre Arbeitsweise genauso unorganisiert sein könnte. Aus diesem Grunde ist es sehr wichtig, dass Ihre Karte gleich den besten Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen hinterlässt.

Halten Sie es einfach & simpel

Die leichteste Methode, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, ist, alles ganz einfach und simpel zu halten. Versuchen Sie, nicht zu viele Informationen auf die Karte zu quetschen, sondern reduzieren Sie den Inhalt auf ein Minimum. Visitenkarten sollen Ihr Unternehmen für jemanden interessant machen, sodass er mehr über Sie und Ihre Angebote erfahren will.

Die Informationen auf Ihrer Karte sollten deshalb genau dies widerspiegeln. Sie sollten vielleicht ein Bild auf die Karte setzen, um damit Ihr Unternehmen noch besser zu vermarkten. Dieses sollte möglichst zentral platziert werden und darf nicht auffälliger sein als Ihr Text. Jedes Bild, das Sie benutzen, sollte etwas mit Ihrem Unternehmen oder der Branche, in der Sie tätig sind, zu tun haben.

Allgemeine Visitenkarten

Allgemeine Visitenkarten für ein Unternehmen sollten folgende Informationen beinhalten:

  • Name des Unternehmens.
  • Eine kleine Überschrift zu Ihrem Unternehmen, die Ihre Firmenbotschaft vermittelt.
  • Kontaktdaten: Dazu gehören Webseite, E-Mailadresse und die Telefonnummer Ihres Unternehmens.

Persönliche Visitenkarten

Personenbezogene Karten sollten vielmehr nachfolgende Daten aufweisen:

  • Name der Person.
  • Berufsbezeichnung.
  • Name des Unternehmens.
  • Kontaktdaten: Dazu gehören eine direkte Telefonnummer und E-Mailadresse der Person sowie jegliche allgemeinen Daten, wie die Webseite des Unternehmens oder seine Standard-E-Mailadresse.
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Invoice Financing, auf Deutsch in etwa Rechnungsfinanzierung, ist eine gute Methode, um den Zeitraum zwischen der Rechnungsstellung und der Bezahlung der Rechnung durch den Kunden zu überbrücken.  Finden Sie heraus, was Invoice Financing ist, und ob es eine Option für Ihr kleines Unternehmen sein könnte.

Invoice Financing funktioniert ähnlich wie Factoring, bei dem eine dritte Partei dem Unternehmen, das die Dienstleistungen dieser dritten Partei in Anspruch nimmt, die Rechnungen fast komplett bezahlt, bis der Kunde die Rechnung beglichen hat. Das kann noch geschehen, bevor das Unternehmen seinem Kunden überhaupt eine Rechnung zugestellt hat oder der Kunde bezahlt hat.

Die dritten Parteien zahlen im Schnitt ca. 90% der geschuldeten Summe, ähnlich wie bei einem Darlehen, aber der Kunde kann auf diese Weise sichergehen, dass er sein Geld auch wirklich erhält – so kann er Cashflow-Probleme vermeiden. Wenn der Endkunde dann die Summe bei der dritten Partei, dem Anbieter des Invoice Financings, bezahlt hat, erhält das Unternehmen die restlichen  10% der geschuldeten Summe, von der aber noch eine Gebühr für den Financing-Anbieter abgezogen wird.

Das Invoice Financing kann eine gute kurzfristige Lösung zur Überbrückung von Liquiditätsproblemen sein. Bei Invoice Financing, wird der Anbieter auch nicht in die Rechnungsstellung mit einbezogen – anders als beim Factoring -er kümmert sich lediglich um die Cashflow-Probleme.

Ist Invoice Financing das Richtige für mich?

Invoice Financing ist gut, um Lücken zu füllen, wenn Ihr Unternehmen schon vor der Bezahlung von Rechnungen dringend Cash benötigt, damit der Betrieb aufrecht erhalten werden kann.

Langfristig werden durch das Invoice Financing viele Gebühren für den Anbieter einbehalten, sodass man nicht den Gesamtbetrag des geschuldeten Betrags ausgezahlt bekommt. Wenn Sie also planen, Ihr Unternehmen nachhaltig und langfristig weiterzuentwickeln, könnten Sie auch überlegen, jemanden in Ihrem Unternehmen zu beschäftigen, der sich um die pünktliche Bezahlung Ihrer offenen Rechnungen kümmert.

Beim Invoice Financing müssen Sie die Rechnungen weiterhin selbst ausstellen. Falls Sie keine Zeit dafür haben sollten, könnten Sie auch überlegen, ob nicht das Factoring eine bessere Alternative für Sie wäre oder Sie stellen jemanden dafür bei sich ein.

Ihre Angestellten zu schulen, ist eine der wichtigsten Dinge, die Sie tun können, um Ihr Unternehmen auf unbekanntes Terrain zu führen.

Natürlich können die Kosten dafür sehr hoch sein, also sollte man sich vorher genau überlegen, zu welchen Maßnahmen man letztendlich greift. Finden Sie heraus, welche Vor- und Nachteile es hat, Ihre Mitarbeiter in Hinsicht auf neue oder andere Kenntnisse zu schulen.

Schulen – in was?

Sie werden wohl zunächst darüber nachdenken, Ihre Angestellten in etwas zu schulen, das für ihre Arbeit in Ihrem Unternehmen nützlich ist. Das könnten z. B. Technologie- oder Software-Schulungen sein.

Falls es einen Bereich geben sollte, in dem Ihr Unternehmen keinerlei Erfahrung oder Kompetenzen hat, aber den es dennoch gerne erkunden würde, um seinen Service oder seine Dienstleistungen zu verbessern, wäre es natürlich gut, Ihre Mitarbeiter genau in diesem Bereich zu schulen.

Das ist sicherlich ein Risiko, vor allem, wenn Sie sich dazu entschließen sollten, nicht nur einen Angestellten zu dieser Schulung anzumelden, denn Sie sind dann von diesen Mitarbeitern abhängig, um die neuen Kenntnisse in Ihrem Unternehmen auch implementieren zu können.

Wie wird es das Geschäft beeinflussen?

Betrachten Sie die Schulung Ihrer Mitarbeiter als eine Investition in Ihr Unternehmen. Es mag eine essentielle Rolle spielen, um Ihrem Unternehmen neuen Antrieb zu geben, den es für weiteres Wachstum braucht.

Mit jeder neuen Unternehmung sind immer auch Risiken verbunden, und Geld in bestimmte Schulungen zu investieren, ist auch ein Risiko. Wie dem auch sei, es gibt normalerweise immer Mittel und Wege, damit Sie die Schulung Ihrer Mitarbeiter für sich nutzen können, selbst wenn dadurch nicht unbedingt mehr Profit erzielt werden sollte.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter zu Schulungen schicken, geben Sie Ihnen die Visitenkarten Ihres Unternehmens mit, damit Sie vielleicht nützliche Kontakte dabei knüpfen können. Sie könnten sich nach der Schulung auch mit Ihren Mitarbeitern zusammensetzen und darüber beratschlagen, welche anderen Kurse oder Schulungen zur Ergänzung noch sinnvoll wären.

Eine App von Apple könnte mehr aus Ihrem Unternehmen machen. Finden Sie heraus, ob eine eigene App das Richtige für Sie wäre.

Das iPhone von Apple ist eines der am besten verkauften Smartphones in Europa. Befolgen Sie diese Tipps, wenn Sie eine iPhone- oder iPad-App für Ihr Unternehmen kreieren möchten:

Das Schwerste daran ist, eine App zu gestalten, die auch Sinn macht. Überlegen Sie sich, wer Ihnen bei diesem Prozess behilflich sein könnte. Welche Probleme könnte man mit der App lösen? Bringt sie den Nutzern auch Spaß?

Die richtige App entwickeln

Finden Sie heraus, was Ihr Unternehmen Einzigartiges bietet. Wenn Sie z. B. Wein produzieren, könnten Sie eine App gestalten, über die der Sommelier direkt zum Kunden spricht. Betreiben Sie ein wenig Marktforschung, damit Sie wissen, welche Zielgruppe Sie mit der App erreichen wollen.

Identifizieren Sie die Vorteile, die die App den Endverbrauchern, Ihren Kunden, einbringen kann, damit diese auch wissen, warum die App so interessant für sie ist.

Fragen Sie sich selbst, welche Informationen sofort angezeigt werden sollten, wie Ihr Unternehmen in der App selbst erscheint, wie Sie eine Gebrauchsanleitung für die App gestalten wollen und wie Sie damit Geld verdienen können.

Denken Sie darüber nach, ob Sie über die gestalterischen Fähigkeiten und die internen notwendigen Kapazitäten verfügen, um die App selbst zu entwickeln.

Eine iPhone- oder iPad-App für Ihr Unternehmen zu gestalten, wird Ihnen dabei helfen, das Vertrauen Ihrer Kunden zu stärken, Ihre Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen und Ihre Unternehmenspräsenz im Internet und den Sozialen Medien zu erhöhen.

Bei der Gründung eines Unternehmens werden gute deutsche Unternehmer zunächst versuchen, so viel Geld wie möglich zu sparen. Zuhause zu arbeiten, kann dabei für viele eine Alternative zur normalen Bürofläche sein.

Vorteile

Einer der Vorteile, wenn man von Zuhause aus arbeitet, ist, dass man sehr viel Geld einspart, die man ansonsten für die Miete von Büroräumen ausgegeben hätte, was einen großen Teil des Startkapitals verzehrt hätte.

Zuhause haben Sie alles, was Sie brauchen, und Sie können bis spät in die Nacht hinein arbeiten, ohne dass Sie viel Zeit durch die Pendelei zum Arbeitsplatz verlieren. Ebenso müssen Sie nichts für den Transport oder die Beförderung ausgeben.

Falls Sie sich noch unsicher sind, ob Sie in Vollzeit für Ihr neues Unternehmen arbeiten möchten, könnte ein Büro Zuhause der perfekte Kompromiss sein. So sind Sie flexibel genug, um dann arbeiten zu können, wann es Ihnen am besten passt.

Ihre Ausgaben so niedrig wie möglich zuhalten, kann Sie davor schützen, Schulden zu machen. Das ist für ein kleines Unternehmen sehr wichtig, da vor allem am Anfang der regelmäßige Cashflow noch ein großes Problem darstellen kann. Die Einkünfte sind oft nicht sofort verfügbar, aber die Rechnungen, wie z. B. die Miete, müssen trotzdem fristgerecht bezahlt werden.

Nachteile

Um ein Büro Zuhause einzurichten, brauchen Sie zunächst genügend Platz. Ein separater Raum wird es Ihnen erleichtern, die richtige Work-Life-Balance zu halten, was bei der Arbeit von Zuhause aus häufig sehr schwer fallen kann.

Daheim zu arbeiten kann dann sehr schwer umsetzbar sein, wenn Sie eine Familie haben und ständig Leute bei Ihnen ein- uns ausgehen.

Es kann auch sehr schwierig werden, wenn Sie Treffen mit Kunden arrangieren möchten, denn die meisten Leute mögen es nicht, wenn Fremde zu ihnen nach Hause kommen. In diesem Fall könnten Sie sich aber überlegen, das Treffen woanders abzuhalten.